Règlements généraux

Règlements généraux en vigueur suite à l’AGA du 1er décembre 2015

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

DÉNOMINATION

Club de gymnastique Viagym inc.

SIÈGE SOCIAL

Le siège social du club est situé dans la MRC des Moulins, à l’endroit déterminé par le conseil d’administration.

OBJETS

Viagym est un organisme sans but lucratif constitué en vertu de la troisième partie de la loi sur les compagnies du Québec et dument affilié à la fédération de gymnastique du Québec à titre de club de gymnastique et de trampoline.

Viagym offre à tous les jeunes un apprentissage de la vie à travers la pratique de la gymnastique artistique féminine et des sports de trampoline.

Chaque discipline comporte un programme de développement et un programme compétitif.

Viagym peut aussi dispenser des activités complémentaires, notamment des programmes de conditionnement physique ou de danse.

Viagym organise des programmes d’entraînement, des stages, des sessions de perfectionnement, des compétitions, des démonstrations et généralement, toutes activités associées à la pratique de l’une ou l’autre des disciplines mentionnées.

Viagym peut recevoir et solliciter des dons, des legs et d’autres contributions de même nature en argent, ou en valeur immobilière, administrer tels dons, legs ou contributions et organiser des campagnes de collectes de fonds.

MEMBRES

Trois catégories de membres font partie de Viagym, les membres réguliers, les membres désignés et les membres honoraires.

Les membres réguliers sont les personnes qui remplissent les conditions d’admissibilité déterminées par le conseil d’administration en conformité avec les règles de la Fédération de gymnastique du Québec, qui complètent les procédures d’inscription à l’un ou l’autre des deux programmes compétitifs et défraient la cotisation déterminée par le conseil d’administration, incluant le montant d’affiliation à la FGQ et respectent la convention, les politiques et les codes en vigueur au club.

Les résidants de la MRC Les Moulins ont priorité d’accès à un programme compétitif, sauf dérogations expresses du conseil d’administration

MEMBRES DÉSIGNÉS

Toute personne qui manifeste un intérêt particulier au club et partage sa philosophie peut également être désignée membre en règle après que sa demande a été approuvée par le conseil d’administration pour la durée fixée par ce dernier.

MEMBRES HONORAIRES

Les membres honoraires, nommés à ce titre par le conseil d’administration, sont constitués des personnes ou organismes que le club désire honorer d’une manière spéciale en raison de services rendus ou de dons offerts à la cause de la gymnastique dans la région.

COTISATIONS

Les cotisations permettant l’accès aux activités du club sont déterminées de temps à autre par le conseil d’administration et elles doivent être défrayées conformément aux modalités prévues. Une cotisation additionnelle est déterminée par le conseil d’administration pour les résidants hors MRC des Moulins du programme développement.

SUSPENSION ET EXPULSION

Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour la période qu’il détermine ou expulser tout membre qui néglige de payer sa cotisation ou enfreint les politiques, codes et conventions fixés par le conseil d’administration ou dont les activités sont jugées nuisibles ou incompatibles au club.

En situation d’urgence, le directeur général et le président peuvent suspendre tout membre pour les motifs indiqués plus haut.

LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’assemblée générale annuelle des membres a lieu à la date fixée par le conseil d’administration dans les quatre mois suivant la fin de l’année financière du club au lieu déterminé par le conseil d’administration à l’intérieur de la MRC des Moulins.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’assemblée générale annuelle des membres a lieu à la date fixée par le conseil d’administration dans les quatre mois suivant la fin de l’année financière du club au lieu déterminé par le conseil d’administration à l’intérieur de la MRC des Moulins.

BUTS DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

L’AGA a notamment pour buts :
a) De recevoir les rapports de la direction, comprenant ceux des responsables des secteurs GAF, TR et Développement;
b) De recevoir les états financiers de l’année précédente ainsi que le rapport du vérificateur externe et de recevoir les prévisions budgétaires de l’année en cours;
c) De prendre en considération et de ratifier toutes modifications aux présents règlements généraux;
d) D’élire les administrateurs au conseil d’administration;
e) De nommer le vérificateur externe pour l’année en cours;
f) De prendre en considération et de disposer de toute affaire inscrite à l’ordre du jour par résolution du conseil d’administration.

COMPOSITION

L’assemblée générale se compose des membres en règle du club, c’est-à-dire de tout membre âgé de 18 ans et plus et de tout parent, tuteur ou représentant d’un membre âgé de moins de 18 ans ainsi que de tout membre désigné n’ayant aucun retard dans le paiement de sa cotisation, de même que les membres honoraires

Ont également accès, mais sans droit de vote, les entraîneurs à l’emploi du club ainsi que toute personne invitée par le conseil d’administration et les représentants des municipalités avec lesquelles le club a conclu un protocole d’entente pour la dispensation de services.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SPÉCIALE

Une assemblée générale spéciale peut être convoquée par le président ou par résolution du conseil d’administration ou sur demande écrite d’au moins dix (10) membres. L’avis de convocation doit alors préciser le but et les objets d’une telle assemblée et seules ces matières peuvent y être débattues.

AVIS DE CONVOCATION

Toute assemblée des membres doit être convoquée au moyen d’un avis écrit préalable d’au moins quinze (15) jours, communiqué à l’ensemble des membres, indiquant notamment la date, l’heure, le lieu et les objets de l’assemblée. En cas d’urgence, l’assemblée peut être convoquée dans un délai d’au moins vingt-quatre (24) heures.

PROCÉDURE DE VOTE

Seuls les membres en règle et un parent (père ou mère), tuteurs ou représentants des membres âgés de moins de dix-huit (18) ans ont droit de vote. Chaque membre possède un seul droit de vote et les votes par procuration sont interdits. Les parents d’un membre ne possèdent qu’un seul vote. À moins que six (6) membres ne demandent le vote par scrutin secret, le vote se prend à main levée à la majorité des voix. En cas d’égalité, le président possède un second vote ou vote prépondérant.

Le président est automatiquement désigné président d’assemblée. En cas d’absence, l’assemblée désigne un président d’assemblée.

QUORUM

Le quorum lors de toute assemblée des membres est constitué du nombre de membres en règle présents.

PROCÉDURE DE VOTE POUR L’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS

LLe président fait état des postes en nomination et des mises en candidatures reçues conformément à l’article 20. Si le nombre de mises en candidature est moindre que de postes à combler, il procède à l’élection des administrateurs comme suit. Tout membre peut présenter la candidature d’un autre membre présent ou non à l’assemblée. Cette candidature doit être appuyée, le membre doit indiquer s’il accepte sa mise en nomination et remplir le formulaire de mise en candidature prévu à l’annexe 1 des présents règlements généraux. Si le membre est absent, il doit avoir fait connaître à l’avance son intention d’être candidat.

Si le nombre de candidats correspond au nombre de postes à combler, ces candidats sont déclarés élus sans opposition. Si le nombre de candidats est supérieur au nombre de postes à combler, l’élection se fait au scrutin secret. Advenant une égalité des voix, un second vote est pris par l’assemblée parmi les candidats ex- équo.

Une personne est désignée pour agir à titre de président du scrutin. Elle déclare élue(s) la (les) candidate(s) ayant reçu le plus de votes, sans dévoiler le nombre de votes attribués à chaque candidat.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

COMPOSITION

Le conseil d’administration se compose de douze (12) administrateurs désignés lors de l’AGA incluant la personne désignée par la MRC. Le président sortant fait d’office partie du conseil d’administration. Un maximum de six (6) administrateurs peut résider à l’extérieur de la MRC des Moulins. En outre, la MRC des Moulins désigne une personne qui siège d’office au conseil d’administration.

Le conseil d’administration peut coopter en cours de mandat deux (2) administrateurs provenant ou non des membres du club, pour un mandat d’une année renouvelable.

ÉLIGIBILITÉ

Pour être éligible à un poste d’administrateur, il faut être membre en règle âgé de dix-huit (18) ans et plus ou le parent (père ou mère), tuteur ou représentant d’un membre âgé de moins de dixhuit (18) ans. Les personnes à l’emploi du club ne sont pas éligibles à un poste d’administrateur.

Un seul membre d’une même famille peut siéger au conseil d’administration.

DURÉE DU TERME

Le mandat à titre de membre du conseil d’administration est d’une durée de deux (2) années, renouvelable.

Si à une époque quelconque une élection des administrateurs n’est pas faite, les administrateurs sortants restent en fonction jusqu’à ce que leurs successeurs soient désignés conformément aux présentes.

DÉMISSION

Un administrateur cesse de faire partie du conseil d’administration et son poste devient vacant :
a) S’il remet sa démission par écrit;
b) S’il perd son éligibilité suivant les dispositions de l’ARTICLE 16;
c) S’il s’absente sans avis pendant deux (2) réunions consécutives.

VACANCE

Toute vacance survenue au conseil d’administration pendant la durée d’un terme peut être pourvue par les administrateurs en fonction pour le reste du terme, parmi les membres éligibles.

NOMINATION À UN POSTE D’ADMINISTRATEUR

La mise en candidature à un poste d’administrateur doit être faite selon la procédure suivante :

• le candidat doit compléter le formulaire officiel disponible sur le site internet ou auprès au bureau de la personne responsable des affaires financières du club;
• le candidat doit être un membre en règle du club et ne pas avoir de montant dû au club;
• il doit obtenir l’appui écrit d’au moins un membre en règle du club
• il doit faire parvenir son formulaire de mise en candidature au bureau de la personne responsable des affaires financières du club au plus tard 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle ;
• le conseil d’administration établit, à cette date, la liste des candidats aux postes d’administrateur à combler;
• s’il y a plus de candidatures que de postes à combler, l’Assemblée générale procède à une élection;
• s’il y a autant de candidatures qu’il y a de postes à combler, les candidats sont déclarés élus ;
• s’il y a moins de candidatures que de postes à combler, le président d’élections peut faire un appel de candidatures lors de la tenue de l’assemblée générale – les candidats doivent alors remplir le formulaire et obtenir un appui sur place.

POUVOIRS GÉNÉRAUX

Le conseil d’administration possède tous les pouvoirs et l’autorité pour administrer et diriger les affaires du club.

Il peut, par résolution, déléguer à un ou plusieurs administrateurs ou à un officier tous les pouvoirs qui lui sont confiés.

POUVOIRS SPÉCIFIQUES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Sans restreindre les pouvoirs mentionnés à l’ARTICLE 20 le conseil d’administration :
a) Adopte les politiques et règlements du club ainsi que la convention entre les parents et le club;
b) Adopte les différents codes d’éthique nécessaires à la bonne marche du club;
c) Adopte les prévisions budgétaires;
d) Nomme le vérificateur externe
e) Fixe la cotisation des membres tant régulières que spéciales;
f) Ratifie l’embauche des entraîneurs du club;
g) Embauche le personnel de direction;
h) Détermine et planifie les activités annuelles du club;
i) Constitue tout comité nécessaire à ses activités.

FRÉQUENCE DES RÉUNIONS

Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais il doit y avoir au moins sept (7) réunions du conseil d’administration par année.

QUORUM

Le quorum à toute réunion est formé par la présence de la moitié des administrateurs au conseil d’administration. Le quorum peut, exceptionnellement, être constitué du nombre d’administrateurs présents à une réunion lorsque tous les administrateurs en ont, préalablement, convenu à l’unanimité.

PERSONNES INVITÉES

Le responsable des affaires financières et toute autre personne invitée par le président ou le conseil d’administration peuvent assister, sans droit de vote, aux réunions du conseil d’administration. Le président ou le conseil d’administration peut imposer l’huis clos ou interdire la présence de toute personne.

DROIT DE VOTE

Chaque administrateur a droit à un vote. À cette fin, un administrateur ne peut se faire représenter, ni exercer son droit de vote par procuration. Le vote se prend à main levée, à moins qu’un administrateur demande le vote par scrutin secret.

En cas d’égalité des voix exprimées, le président a droit à un second vote ou vote prépondérant.

DÉSIGNATION DE COMITÉS

Le conseil d’administration désigne, de temps à autre, les comités nécessaires à ses fins, ainsi que les responsables qui les président. Ces comités font rapport au conseil d’administration.

COMITÉ DE VÉRIFICATION

Le conseil nomme un comité de vérification dont le mandat est d’établir le plan de vérification interne, de s’assurer que les mécanismes efficaces de contrôle sont en place de même que de la qualité des états financiers et des relations avec les vérificateurs externes.

VÉRIFICATION EXTERNE

Le conseil d’administration nomme annuellement le vérificateur externe.

LES OFFICIERS

DÉSIGNATION

Les officiers du club sont le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire. Le président doit être résident de la MRC des Moulins. Malgré ce qui précède, le conseil d’administration peut, selon les circonstances, désigner un membre qui ne réside pas dans la MRC des Moulins comme président.

LE PRÉSIDENT

Le président est l’officier en chef du club. Il est le représentant officiel du club et sans restreindre ce qui précède :
a) Il accomplit tous les devoirs et exerce toutes les fonctions ordinairement rattachées aux responsabilités du président;
b) Il préside toutes les réunions du conseil d’administration et les assemblées des membres. Il peut toutefois déléguer ses pouvoirs et fonctions de président d’assemblée pour une partie ou l’ensemble d’une réunion;
c) Il représente d’office le club à l’Association régionale de gymnastique de Lanaudière;
d) Il représente le club auprès des autorités politiques;
e) Il voit, en général, à la bonne marche du club.

En l’absence temporaire du président, ses fonctions sont exercées par le vice-président ou par tout autre administrateur désigné par le conseil d’administration.

LE VICE-PRÉSIDENT

Le vice-président remplace le président en cas d’absence ou d’impossibilité d’agir et remplit tout mandat que peut lui donner le conseil d’administration.

LE TRÉSORIER

Le trésorier est responsable de la garde des fonds, valeurs, titres de créance et autres documents d’ordre financier du club. Il est responsable de la tenue de la comptabilité du club et, à cette fin, il supervise les activités exercées par le responsable des affaires financières du club.

Il présente, lors des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales des membres, les états financiers du club.

En général, le trésorier est responsable de la bonne administration financière du club.

LE SECRÉTAIRE

Le secrétaire s’assure de la tenue des comptes rendus de toutes les réunions du conseil d’administration;

LES AUTRES RESSOURCES

LE DIRECTEUR GÉNÉRAL

Disposition abrogée le 1er juillet 2015.

LE RESPONSABLE DES AFFAIRES FINANCIÈRES

Le responsable des affaires financières est embauché par le conseil d’administration et il exerce notamment les responsabilités suivantes :
a) Il voit à la gestion quotidienne des activités financières du club;
b) Il prépare lors de chaque réunion du conseil d’administration un état des revenus et dépenses à jour;
c) Il reçoit, compile, s’assure du dépôt auprès des institutions financières et fait rapport des sommes versées au club.

AUTRES DISPOSITIONS

ANNÉE FINANCIÈRE

L’année financière débute le 1er septembre et se termine le 31 août de chaque année.

ÉTATS FINANCIERS

Le club doit veiller à ce que les données financières adéquates soient tenues relativement à :
a) Toutes sommes d’argent ou dépenses par le club et relativement à tous sujets impliquant les réceptions et les dépenses de sommes d’argent;
b) Tous les achats et ventes du club;
c) Tous les actifs et les dettes du club;
d) Toutes autres transactions affectant la position financière du club.

Les états financiers annuels sont vérifiés par le vérificateur externe nommé par le conseil d’administration puis adoptés par ce dernier au plus tard quatre mois après la fin de l’année financière et présentés et commentés à l’assemblée générale annuelle.

EFFETS BANCAIRES

Tous les chèques, billets ou autres effets bancaires du club requièrent deux signataires, désignés par résolution du conseil d’administration.

CONTRATS

Tout acte, document, instrument ou écrit signés pour le compte et au nom du club par le président, ou toute autre personne désignée de temps à autre par résolution du conseil d’administration est au préalable approuvé par le conseil d’administration et lie le club.

En cas d’urgence, le président, accompagné d’un autre membre du conseil d’administration et d’un membre de la direction peut autoriser un acte, document, instrument ou écrit sans l’autorisation du conseil d’administration. Dans une telle circonstance, le conseil d’administration doit être appelé à ratifier la décision dès sa réunion subséquente.

ENTRÉE EN VIGUEUR

Les présents règlements généraux remplacent ceux adoptés par le conseil d’administration le 13 avril 1993, modifiés le 8 mai 1996 et le 8 juillet 1997. Ils entrent en vigueur le 31 janvier 2000. Ils ont fait l’objet de modifications le 28 juin 2001, le 27 juin 2002, le 21 septembre 2004, le 11 octobre 2006, le 20 octobre 2008, le 26 octobre 2010, le 4 novembre 2015 et le 26 octobre 2016.